Déclaration des salariés en Belgique

Pour être en règle avec la sécurité sociale belge, les employeurs doivent faire deux types de déclarations pour leurs employés : une déclaration immédiate de l’emploi (la Dimona) et une déclaration trimestrielle des prestations et rémunérations (la DmfA).

Pout déclarer un employé, vous avez besoin de son numéro d’identification de sécurité sociale (NISS). Si un employé n’a pas encore de NISS, vous pouvez en faire la demande en utilisant BelgianIDpro.

Toute entrée en service et tout départ d'un travailleur doit être signalé(e) à l'ONSS. Il est important que vous remplissiez cette déclaration correctement et à temps : la Dimona doit être établie avant qu'un travailleur ne commence à travailler pour vous.

Vous utilisez Dimona pour tous les types de contrats de travail. La déclaration se fait par voie numérique dans le service en ligne sécurisé Dimona. Pour pouvoir utiliser ce service, vous devez au préalable vous enregistrer sur le portail de la sécurité sociale belge.

Que devez-vous déclarer ?

Voici les données de base que vous devez remplir dans Dimona :

le numéro de registre national du travailleur ou, si vous ne le connaissez pas, ses données d'identification
les informations complémentaires sur le travailleur : commission paritaire et type de travailleur
la période pendant laquelle le travailleur sera occupé : date de début et éventuellement date de fin du contrat. Pour les travailleurs occasionnels : également l'heure de début et de fin.

Vous trouverez une explication des termes tels que "commission paritaire" et "type de travailleur" sur la page Données principales à renseigner dans les Instructions administratives ONSS.

En tant qu'employeur, vous devez déclarer chaque trimestre les prestations et les salaires de vos travailleurs dans la déclaration multifonctionnelle DmfA. Les données de la DmfA sont envoyées à diverses institutions de sécurité sociale belges.

La déclaration se fait par voie numérique dans le service en ligne sécurisé DmfA. Pour pouvoir utiliser ce service, vous devez au préalable vous enregistrer sur le portail de la sécurité sociale belge.

À quoi sert la DmfA ?

Les principaux objectifs de la DmfA sont les suivants :

définir le montant des cotisations sociales dues par les employeurs et les travailleurs
communiquer une seule fois aux pouvoirs publics les données relatives aux salaires et aux prestations de tous les travailleurs

Un risque social est un événement qui modifie, de manière inattendue, le statut social d’un salarié. Il peut s’agir d’un licenciement, d’un chômage temporaire, d’une maladie longue durée, d’un accident du travail…

En tant qu’employeur, vous êtes tenu de déclarer un risque social pour vos salariés auprès des organismes de sécurité sociale. Faites-le via le service en ligne sécurisé Déclaration des Risques Sociaux (DRS). Pour y avoir accès, vous devez vous enregistrer sur le portail de la sécurité sociale.

À quoi sert la DRS ?

Sur base de votre déclaration, les organismes de sécurité sociale compétents peuvent déterminer si votre salarié a droit à une indemnité. Cela peut concerner :

une indemnité due en application de l’assurance indemnités et maternité,
une indemnité suite à un accident du travail,
une allocation de chômage, de garantie de revenus ou d’activation.

Quand soumettre une DRS ?

Cela dépend de la situation. Certaines DRS doivent être effectuées lorsque le risque social survient ; d’autres mensuellement, tant que l’assuré social remplit les conditions pour percevoir une indemnité. Dans certains cas, une déclaration de reprise du travail est exigée si le risque social n’existe plus.

Consultez, par DRS, les Instructions administratives DRS sur le portail de la sécurité sociale.

Le système de sécurité sociale belge s'applique aux :

Travailleurs qui travaillent sur le territoire belge et dont l'employeur est sis en Belgique
Travailleurs qui dépendent du siège social belge d'une société étrangère

Pour ces travailleurs, vous devez faire une déclaration Dimona et une déclaration DmfA, comme pour vos travailleurs belges.

Les seules exceptions sont les résidents de pays avec lesquels la Belgique a conclu un traité international ou un accord bilatéral stipulant que le système belge ne s'applique pas. Vous trouverez la liste de ces pays sur la page Conventions de Coming2Belgium.

La Dimona et surtout la DmfA sont étroitement liées à la législation belge en matière de travail et de sécurité sociale. Étant donné qu'il est essentiel de les remplir correctement, les institutions de sécurité sociale proposent des explications juridiques complètes. Ces explications sont constamment mises à jour. Vous les trouverez sur le portail de la sécurité sociale belge, dans la rubrique Instructions administratives ONSS.

De nombreux employeurs confient à un secrétariat social (agréé par le ministre des Affaires sociales) ou à un prestataire de services la mission d'établir leurs déclarations. Un secrétariat social agréé peut en outre percevoir vos cotisations de sécurité sociale, alors qu’ un prestataire de services n’est pas autorisé à le faire.

Pour désigner un mandataire, utilisez le service en ligne sécurisé Mahis sur le portail de la sécurité sociale belge.